Privacyverklaring van de vzw Keizer Karel Gent – Historische vereniging.
De vereniging verklaart de Europese Verordening 2016/679 rond de bescherming van persoonsgegevens na te leven. De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van zijn activiteiten. Het doel van deze privacyverklaring is alle geregistreerden te informeren welke persoonsgegevens de vereniging verwerkt, de redenen waarvoor ze worden verwerkt, de duur van hun bewaring en de procedures voor het uitoefenen van de rechten met betrekking tot deze gegevens.
1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
a. De vereniging verzamelt en gebruikt alleen de persoonsgegevens van de leden en deze van de contactpersonen van bevriende verenigingen, organisaties en sponsoren die nodig zijn voor zijn activiteiten. Deze worden rechtstreeks bij de leden en de hogervermelde contactpersonen verzameld met het doel de databank op te bouwen, te controleren of aan te vullen.
b. Deze gegevens zijn:
- de identificatiegegevens van 1ste orde: naam, voornaam, geslacht,
- de identificatiegegevens van 2de orde: moedertaal, het rijksregisternummer van de bestuurders, eventuele titels, eventuele familietoestand, geboortedatum, land van verblijf,
- de contactgegevens (post- en emailadres, bankrekening, telefoon- fax en Gsm-nummer) en jaartal van eerste aansluiting en verdere aansluitingen;
c. De vereniging houdt zich nooit bezig met gegevens die betrekking hebben op raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of vakbondslidmaatschap, genetische gegevens en seksuele voorkeuren.
2. Waarom en op welke basis gebruikt de vereniging de persoonsgegevens?
d. Om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen die voortvloeien uit de wetgeving met betrekking tot de vzw-structuur,
e. Om te voldoen aan de contractuele verplichting naar de leden toe na het betalen van de jaarlijkse bijdrage,
f. Om te voldoen aan andere ondubbelzinnige actieve handelingen,
g. Om de legitieme belangen en het doel van de vereniging te dienen.
3. Met wie deelt de vereniging de persoonsgegevens?
Deze persoonsgegevens worden met geen andere verenigingen of organisaties gedeeld.
4. Hoelang bewaart de vereniging de persoonsgegevens in de database?
a. De identificatiegegevens van de 1ste orde, de 2de orde en de contactgegevens worden bewaard afhankelijk van de categorie zoals deze zijn vastgelegd in de statuten, het huishoudelijk reglement (R.I.O.) en het handvest van de Broederschap van Keizer Karel:
- voor het leven voor de leden van het erecomité;
- voor het leven voor de ridders en de jonkvrouwen van de Broederschap van Keizer Karel;
- voor de leden van een beschermcomité voor de looptijd van het bestaan van dit comité;
- tot twee jaar na het beëindigen van het lidmaatschap door ontslag of niet hernieuwen van lidmaatschap;
- onmiddellijke schrapping na overlijden of uitsluiting van een lid van de vereniging;
- tot het beëindigen van de contacten met bevriende verenigingen, sponsors en leveranciers;
b. Voor diegenen die wensen vergeten te worden, blijven alleen de identificatiegegevens van de 1ste orde bewaard uitsluitend met de overschrijving ‘N.N.’, de andere velden worden gewist. Zij blijven echter als ‘getal’ verwerkt in de statistieken.
5. De vereniging kan foto’s/video’s van individuele leden, groepfoto’s en algemene sfeerbeelden van activiteiten van de vereniging door eigen mensen genomen publiceren op de website, in het tijdschrift of een ander communicatiemiddel. Groepsfoto’s/video’s genomen door derden en ons door hen ter beschikking gesteld, kunnen ook gepubliceerd worden op de website, in het tijdschrift of een ander communicatiemiddel.
6. Wat zijn de rechten van de leden en hoe kunnen ze deze uitoefenen?
a. De leden hebben het recht op een kopie van hun persoonsgegevens.
b. De leden hebben het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
c. De leden hebben het recht ‘te worden vergeten’, dit wil zeggen dat hun contactgegevens worden gewist. Uiteraard kunnen er dan geen verdere verzendingen van nieuwsbrieven, het tijdschrift of andere zendingen meer volgen.
d. De leden kunnen een beperking van de duur van de verwerking van hun persoonsgegevens vragen.
e. De leden kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens om redenen die verband houden met hun specifieke situatie of om hun toestemming tot verwerking intrekken.
f. De leden kunnen bezwaar maken tegen de publicatie van individuele foto’s op de webpagina of in het tijdschrift.
Zij kunnen de hierboven genoemde rechten uitoefenen door contact op te nemen met de vereniging op de administratieve zetel via brief of e-mail.
7. De verwerkingsverantwoordelijke en de verwerkers worden binnen de Raad van Bestuur benoemd.
8. De verwerkingsverantwoordelijke zal een register bijhouden waarin alle activiteiten in de gegevensbank worden opgenomen en de bijhorende documenten archiveren. In geval van datalekken of data-breach zal de verwerkingsverantwoordelijke hiervan binnen de 72 uur na de vaststelling aan de Privacy-commissie melding geven volgens het bij wet voorziene formulier. In het geval van een hoog risico zullen alle personen zelf ook verwittigd worden.
9. Een actuele privacyverklaring zal altijd op de website ter beschikking zijn na wijzigingen als gevolg van de evoluerende technologische veranderingen en nieuwe wet- of regelgeving. Met elk geschikt communicatiemiddel zullen de leden bij een eerstvolgende officiële verzending ook op de hoogte gebracht worden van substantiële wijzigingen aan deze privacyverklaring met verwijzing naar de website van de vereniging.
Opgemaakt op 19 Dec 2018 door de Raad van Bestuur. Aangenomen op de A.V. van 27 Feb 2019.